Grafisk profil har de fleste hørt om, men språkprofil? Hva er det, og hva skal bedriften med det? Det er ikke uten grunn at flere og flere virksomheter går inn for å utvikle sine egne språklige retningslinjer. 

Store virksomheter har dem ofte. Stadig flere kommuner og offentlige instanser også. Og på bakgrunn av språkprofilarbeidet vi har gjort i det siste, ser vi dessuten at flere mindre og mer utradisjonelle virksomheter ser verdien av å ha sin egen.

Så, hva er en språkprofil?

En guide for skribenter

Kort fortalt: En språkprofil er en praktisk guide som forteller noe om hvordan dere som merkevare skal snakke til målgruppen. Med en definert språkprofil gjør du det enklere for alle som skal skrive.

Men like viktig, du skaper gjenkjenning og bygger tillit hos målgruppen. Du forsterker merkevaren. Du skiller deg fra røkla som en tydelig avsender med en definert identitet. Slik kan de lære deg å kjenne – og å kjenne er første steg på veien til å like.

Like viktig som en grafisk profil

Når det kommer til det grafiske, har de fleste respekt for at det er visse retningslinjer som gjelder. De står gjerne i en profilhåndbok, slik at uansett hvem som er avsender, skal profilfarger og logofasong være den samme. Noen annet hadde vært uproft. En språkprofil bidrar til en tilsvarende rød tråd i det skriftlige.

Det betyr ikke at du vil skrive på samme måte i en pressemelding som i en oppdatering på Facebook. Du tilpasser selvfølgelig etter kontekst og tema, samtidig som du vil beholde personligheten og en konsistent tone i alle treffpunkter.

Det lønner seg å bli forstått

Motivasjonen for mange, spesielt offentlige instanser, er å gjøre seg bedre forstått. Nylig ga Adresseavisen tyn til offentlige tåkefyrster. 28. februar 2017 ble temaet manglende klarspråk heftig diskutert i Dagsnytt 18. Problemet oppstår når språket er så tungt at leseren ikke forstår. Han føler seg utestengt og dum. Det er ikke bare lite hensiktsmessig, det er også helt unødvendig.

Når bedriften følger en språkprofil, unngår dere slike problemer.

Du kan dessuten bli premiert. Ikke bare av Språkrådet gjennom den årlige utdelingen av Klarspråksprisen, men gjennom økt effektivitet og bedre lønnsomhet. Plan- og bygningsetaten i Oslo hevder at de ved å forenkle brevene sine, reduserte antall henvendelser per saksbehandler – fra 3-5 per dag til 3-5 i uken! Det er bare ett av utallige eksempler som viser hvordan mer effektiv kommunikasjon fjerner rom for misforståelser og usikkerhet: At folk lett forstår det de leser – første gang de leser det.

Én bedrift, én stemme

Et annet poeng, er at man gjerne vil at bedriften skal fremstå som én. Da nytter det ikke å kommunisere som en schizofren.

Er dere mange som skriver på vegne av selskapet, er det nemlig fort gjort at språket og tonen blir inkonsekvent – alle skriver som seg selv: Kjetil er formell i språket. Linda liker å bruke humor. Tonje er kort og to the point, mens Bjørn bare skriver, uten å reflektere noe særlig. Når skribentene tar i bruk en språkprofil, vil leseren i større grad oppleve virksomheten som én avsender – og kommunikasjonen som konsekvent.

Gjør jobben enklere for eksterne tekstforfattere

Bruker dere innimellom eksterne skribenter, som tekstforfattere fra et byrå? Vit at det er gull verdt om en brief inneholder en språkprofil. Finnes ikke det, er det også god drahjelp i noen kjappe retningslinjer og noen ord om bedriftens personlighet eller verdier. Slik kan også eksterne skrive på vegne av virksomheten, på den måten dere ønsker.

Hva bør en språkprofil inneholde?

En språkprofil kan være enkel eller omfattende. Vi har utviklet alt fra firesiders dokumenter til det tidobbelte. Det kommer helt an på hvor mye du ønsker å gape over. Skal den si noe om grammatikk og rettskriving, om e-postetikette og håndtering av supporthenvendelser? Eller kun basisen, som språk og tone?

Å kommunisere tydelig og forståelig er noe de fleste vil. Derfor sier mange språkprofiler noe om hvordan du skriver med et klart språk.

I tillegg er dette gode spørsmål å stille:

  • Hvilke verdier har vi? Er «imøtekommende» og «inkluderende» viktige verdier, må språkprofilen fortelle hvordan du sikrer at det også skinner gjennom i det skriftlige. Her gjelder det å grave litt. Ofte kan det være fine ord, uten at alle nødvendigvis vet hva de egentlig betyr i praksis.

Nylig utviklet vi en språkprofil for teknologibedriften IWMAC. «Pålitelig» er en av deres verdier, og slik ble den konkretisert:

Eksempel på sprakprofil for IWMAC
  • Hva beskriver personligheten til virksomheten? Leken, profesjonell, jordnær?
  • Hvem snakker vi til? Hvilket språk bruker målgruppen selv? Hva vet de fra før (er de profesjonelle eller nybegynnere?) Å vite hvem du snakker til kan være alfa og omega for å kunne nå gjennom.
  • Hvilke tekster har vi nå, som vi liker godt og føler vi at vi kan stå for? Målet er ikke nødvendigvis å skape en ny standard. Snarere handler det om å sette ord på en allerede eksisterende formening om hvordan språket skal være. Når dette settes i et system vil flere gjøre mer av det.
  • Gjennom hvilke flater/kanaler kommuniserer vi? Det som er best practice på Instagram er ikke nødvendigvis det som funker på nettsiden. Språkprofilen bør derfor si noe om hva som gjelder i de viktigste kanalene.

Bruken av emojis er et eksempel på noe som vil variere fra flate til flate, som her hos Nabobil:

Eksempel pa språkprofil for Nabobil.no

Emojis er en naturlig del av Nabobils kommunikasjon på Facebook. I andre enden av spekteret har vi Brønnøysundregistrene, som vi også har jobbet en del for. Hos dem blir emojis helt malplassert. Nabobil og Brønnøysundregistrene er to vidt forskjellige virksomheter med helt ulik personlighet og misjon – og språkprofil. De er tro mot sin egen merkevarer når de skriver. Akkurat slik det skal være.

Kunne en egen språkprofil vært noe for din bedrift?

Vi hjelper dere med å utvikle språkprofilen, og holder dessuten kurs for de ansatte for å implementere den.

Snakk med oss!

– Camilla Hager, tekstforfatter og daglig leder i HvabeHager

Noen av kundene vi har utviklet språkprofil for

Nabobil.no

«Vi har mange ansatte som skriver på vegne av Nabobil, og ønsket en måte vi bedre kunne kommunisere med én stemme. Basert på verdiene våre, utviklet HvabeHager en språkprofil som inneholder retningslinjer, skrivetips, eksempler og best practice for ulike flater og sjangre. Vi opplever dem som meget faglig sterke og serviceinnstilte, og teamet er veldig happy med resultatet. Vi anbefaler gjerne HvabeHager!»

– Even Heggernes, daglig leder i Nabobil.no

IWMAC

 

««Språkprofilen tar utgangspunkt i våre verdier, og gir føringer for hvordan våre ansatte skal kommunisere skriftlig. Camilla anbefalte også å gjennomføre et skriveverksted med alle ansatte for å implementere språkverktøyet i organisasjonen. Vi er glade for at vi takket ja til det!

De ansatte engasjerte seg, delte erfaringer og adopterte verktøyet. Tilbakemeldingene har vært kun positive. Prosessen med Camilla har vært fantastisk, og vi anbefaler alle som vurderer et samarbeid – gjør det!»»

– Belinda Renå Reitan, kommunikasjonsansvarlig i IWMAC