Gruer du deg til å gyve løs på årsrapporten? Da er du ikke alene. Heldigvis er det ikke så mye som skal til for å gjøre den mer spennende å skrive – og ikke minst lese.
En god årsrapport skal være informativ, sette selskapet i et godt lys og samtidig si noe om hvilke mål og fremtidsplaner selskapet har. Den skal også være ryddig og tydelig – men det betyr ikke at den behøver å være kjedelig
Her får du noen nyttige tips du bør ha i bakhodet når du setter i gang med skrivingen.
Del opp arbeidet i 3 fokusområder
Før du setter deg ved tastaturet, er det noen spørsmål du bør ha svar på: Hvem skal lese årsrapporten? Hva skal den inneholde? Hvordan jobber du for å få den ferdig – og for å distribuere den? Med tydelige mål for øyet, er det mye enklere å få prosjektet trygt i havn.
1. Ta utgangspunkt i leseren når du skriver
-
- Start med å definere mottakeren. Som hovedregel skal årsrapporten gi relevant informasjon til den som leser teksten. Med relevant informasjon menes alt fra børsnoteringer, årsresultat og fremtidsplaner til informasjon for aksjonærer og interne målgrupper. Årsrapporten skal kunne fungere som et solid oppslagsverk, med klare budskap om mål og resultater. En godt gjennomarbeidet og ærlig årsrapport skal også kunne presenteres som en suksesshistorie for selskapet.
-
- Vær bevisst på språk (og klarspråk) i årsrapporten. Én ting er at egennavn og begreper er korrekt, men i tillegg er det viktig å ha i bakhodet at mottakerens forståelse av teksten kan variere. En aksjonær og en ansatt har ulike forutsetninger. Bruk derfor ord og begreper som er kjente og forståelige for alle de ulike målgruppene, og vær konsekvent ved bruk av egennavn og titler.
2. Definer hva årsrapporten skal inneholde
-
- Bestem deg for et tema. Ser selskapet tilbake på tidenes årsresultat, eller er det andre ting som er viktigere å trekke frem akkurat i år? Eksempler på tema kan være vekst, utvikling, eller andre ting som har pekt seg ut i positiv forstand. Temaet du velger bør være en rød tråd gjennom hele årsrapporten, både i tekst og visuell utforming. Det bør også bygge opp under selskapets mål og visjoner.
-
- Gi ros til selskapet der det er naturlig. Fortell om suksessene, men vær ærlig om motbakkene også. Rapporten skal tegne et helhetlig og troverdig bilde av året som har gått.
-
- Bruk virkemidler. For å være sikker på at mottakeren får med seg så mye av innholdet som overhodet mulig, kan det være lurt å bryte opp teksten med grafikk og illustrasjoner. Gode resultater skinner ekstra godt visuelt.
-
- Du gjør også leseropplevelsen bedre for mottakeren ved å strukturere stoffet på en god måte, for eksempel delt inn i ulike virksomhetsområder. Bruk punktlister, gode titler og beskrivende mellomtitler – da blir det enklere for leseren å finne frem i (og skumlese!) rapporten.
-
- Tilfør identitet og personlighet i teksten, for eksempel ved å sitere ansatte og/eller kunder. Da skaper du en historie for leseren, og ikke bare lister opp en rekke tall.
3. Ha en tydelig plan for fremdrift og distribusjon
-
- Sett en deadline. Allerede før arbeidet med årsrapporten starter, er det greit å vite når den skal være ferdig. Det tar mest sannsynlig mer tid enn først antatt, så sett av nok tid til å levere en godt gjennomarbeidet og helhetlig årsrapport.
-
- Det er verdt å få noen til å korrekturlese teksten når innholdet er ferdig. Det kan spare deg for kjipe skrivefeil og rare formuleringer, så sett av tid til korrektur.
-
- Arbeidet med årsrapporten bør også inneholde en fremdriftsplan. Planen bør bestå av delmål, ansvarsoppgaver og en oversikt over hvilke samarbeidspartnere som gjør hva (design, trykk, distribusjon etc.).
-
- Så til den morsomste delen. Du er ferdig, og årsrapporten er klar til å leveres ut. Men i hvilke kanaler? Lag en plan for distribusjon allerede i oppstartsfasen – det kan spare deg for en rekke forsinkelser og ekstrakostnader.
-
- Ønsker du å lage en digital utgave? Det er i så fall noe du bør ta stilling til tidlig i prosessen. Stadig flere velger å droppe papirvarianten til fordel for en sprekere, digital utgave. Om du har tid og ressurser kan to utgaver, en trykt og en digital, være en god løsning.
Tips: Sett AI på skrivejobben
Ting du kan bruke en uke på, kan ChatGPT flekke opp på ett minutt. For eksempel kan den digitale skriveassistenten gjøre grovsnekringen av årsrapporten, og hjelpe til med ideer, tema, struktur og andre ting du bør tenke på.
Ikke dyppet tåa ut i AI-vannet ennå? Last ned vårt gratis kræsjkurs i ChatGPT.
Trenger du hjelp med årsrapporten?
Vi har gjort det før. Noen ganger er det snakk om en rask språkvask, andre ganger mer omfattende arbeid på flere hundre timer – som da vi jobbet med Enova sin, på vegne av designbyrået Nonspace®. (Kudos til dem for å sette standarden for fremtidens årsrapporter!)
Ta kontakt med oss, så gjør vi årets årsrapport til en god en – uansett om du trenger skrivehjelp, korrektur eller har lyst til å lære hvordan du kan bruke ChatGPT i prosessen.