Vil du skrive e-poster som blir lest og svart på? Klart du vil! Men å nå gjennom i overfylte innbokser hos travle mottakere er ikke enkelt. Finn ut hvordan du unngår misforståelser – og hvilke prinsipper for skikk, bruk og effektiv kommunikasjon du bør følge.

Det er nemlig ikke bare e-poster som kan forsvinne i innboksens dragsug. Avsenders kroppspråk, toneleie, ironi og glimt i øyet er noe av det som smuldrer bort i bits og bytes. Når det går fort i svingen, kan e-post derfor bli en kilde til misforståelser og dårlig, ineffektiv kommunikasjon. Her har jeg derfor samlet 9 tips til hva du bør huske på å gjøre – og 6 ting du bør unngå.

Dette bør du gjøre når du skriver e-post

 

1. Bruk emnefeltet rett

Innboksen til folk flest er en sambafest. Og når du må gjøre en innsats for å bli lagt merke til, er emnefeltet er alfa og omega. Målet er å gi mottaker en indikasjon på innholdet i e-posten, så vær så spesifikk som mulig.

Unngå emnefelt som disse:

«Spørsmål»
«Problem»
«Avtale»
«Hei»

De sier ingenting. Mottaker må åpne for å se om det er noe som haster eller om det kan vente. Emnefelt som disse er langt bedre:

«Agenda for ledermøtet 02.02.2019»
«Spørsmål om avtalen med Fiktiv Kundesen»
«Haster: Nyhetsbrev til godkjenning».

Rop heller ikke ulv og si at det haster dersom det ikke gjør det.

Merk at jeg her snakker om e-poster du sender til enkeltpersoner og mindre grupper, ikke e-postmarkedsføring. Der kan kreative og nysgjerrighetsskapende varianter være glimrende.

2. Begynn med en hilsen, og bruk gjerne navn

Det er alltid hyggeligere å få en e-post som henvender seg direkte til deg. (Med mindre e-posten inneholder skjenn, selvfølgelig, da virker det ekstra brutalt, men mer om det i punkt 12).

Du kan begynne e-posten med navnet:

«Takk for e-posten, Terje!»
«Hyggelig å høre fra deg, Liv»
«Takk for sist, Sverre!»

… eller bruke det i avslutningen:

«Da hører jeg fra deg, Anne!»
«Vi snakkes på torsdag, Christian :-)»
«Tusen takk for nyttige innspill, Caroline!»

3. Hold deg til ett tema

Sleng ikke på et spørsmål om ferieavvikling hvis temaet for e-posten er agendaen for neste styremøte. Det sier seg selv at det blir rotete, og du vil ha vanskelig for å finne tilbake til rett e-post når du trenger den. Send heller flere e-poster for hvert tema med hvert sitt emnefelt som forklarer hva det gjelder. Da får du mer fornuftige «tråder».

4. Kom til poenget og vær strukturert

Ikke kjed mottakeren med en lang forhistorie eller irrelevant info. Ingen er sultne på ordsalat i innboksen. Finn først ut hva du vil si, og kutt snikksnakket.

Spør deg selv:

• Hva er det viktigste formålet med denne e-posten?
• Hva trenger du å vite eller informere om nå (og hva kan komme senere)?
• Hvordan kan du skrive det på enklest mulig måte?

Å liste opp spørsmålene eller kommentarene dine kan være én måte:

Hei, Torkil

Jeg lurer på to ting:

1. Ble det satt dato for når vi skulle presentere tilbudet for kunden?
2. Når tror du at du vil ha tilbudet deres klart?

Tenker du før du skriver (fremfor å dra leseren gjennom hele tankerekka di), slipper du en bablete, uendelige e-post. Det øker sjansen for at de blir lest – eller svart på.

Ble e-posten lang? Rediger den kortere. Veldig ofte kan du si det samme med langt færre ord.

Må e-posten inneholde mye informasjon, kan du bruke uthevede undertitler for å raskt gi leseren oversikt over innholdet. Det gjør teksten mer angripelig.

Lær mer om hvordan du skriver effektive, leservennlige tekster – få smarte skrivetips på e-post.

5. Skriv i korte avsnitt

Gi hver tanke og idé et eget avsnitt, det gjør det ryddig og oversiktlig. Du kan også vurdere å bruke punktliste. Det kan være hvis du:

• ønsker svar på en rekke spørsmål
• lister opp ulike forslag
• forklarer ulike steg i en prosess

6. Ikke la e-posten bli for kort

Et «Ok.» kan fort tolkes som om du var sur, mens du kanskje bare mente å uttrykke at det var greit/notert/oppfattet. Om du kun ønsker å formidle et enkelt «ok», kan du likevel gjøre svaret litt vennligere ved å spandere på et par ekstra ord:

«Ok, høres bra ut!»
«Ok, da snakkes vi i morgen.»
«Ok, god plan.»

Eventuelt:

«Ok :)»

7. Tilpass deg og responder i samme stil

Er han du skriver med formell eller løs i snippen? Bruker han smiletegn og superlativer, eller kun punktum og enstavelsesord? Forsøk å legge deg på samme nivå, så mottaker opplever at dere er på nett. Om vedkommende virker snurt og kort, trenger ikke du gjøre det samme, men det er kanskje ikke her du utbroderer og overøser med smiletegn.

8. Avslutt på vennlig vis

Avslutt dialogen på en god tone. Gjerne med noe som ikke er generisk. Om du kan referere til noe dere har snakket om eller som viser at du kjenner eller vet hva vedkommende har fore, er det positivt. Så fremfor bare «God helg» eller «Ha en fin uke!», kan du si «God helg og kos dere på hytta» eller «Lykke til med arrangementet på torsdag!».

9. Bruk en passende signatur

Signaturen bør inneholde all relevant kontaktinfo som e-post, telefon, nettadresse, lenke til LinkedIn-profil, eventuelt også postadresse. Ikke ta med all mulig informasjon som finnes, ei heller favorittsitater. Bedriften din har antagelig en standard for hvordan signaturen skal se ut. Sørg for at den blir med i alle innledende utsendelser, så slipper andre å måtte lete seg tilbake i gamle e-poster for å finne telefonnummeret ditt. For interne e-poster, eller når du allerede er i en god dialog med noen, trenger du ikke inkludere den fulle signaturen hver gang. Da holder det med fornavnet.

Dette bør du unngå når du skriver e-post

10. VÆR FORSIKTIG MED CAPSLOCK OG UTROPSTEGN

Det oppleves masete, som om du roper. Og det er ikke slik at blokkbokstaver er enklere å lese – tvert imot. Bruk heller fet skrift om du vil understreke noe. Når det gjelder utropstegn og spørsmålstegn, holder det med ett. Utropstegn bør kun brukes en sjelden gang, og i alle fall ikke flere etter hverandre. Forstår du hvorfor?!!?

11. Ikke still for mange spørsmål

Har du lagt merke til at når du stiller flere spørsmål, så får du nesten alltid en respons som bare svarer på noen av dem? Det kan være irriterende, men sånn er livet. Dessuten, om du har stilt 5 spørsmål, og mottaker må sjekke opp ett av dem, risikerer du å måtte vente helt til det er gjort. Det kan bli enten sent eller aldri.

Tenk deg om: Hva trenger du svar på nå? Kan noe vente? Har du mye du må spørre om, vurder om du heller bør plukke opp telefonen eller be om et møte.

12. Send aldri e-post i affekt

Er du irritert eller misfornøyd, vær forsiktig med hva du sender. Skriftlig kritikk oppleves mye strengere, og den blir stående for alltid. Sov på det, vent til du har avkjølt deg, og les så over og vurder på ny om du vil sende. Kanskje er det bedre å ta en telefon? Krangling på e-post er verken særlig konstruktivt, effektivt eller trivelig.

13. Ikke havne på kopikjøret

Mange bruker funksjonen for å vise sjefen at de jobber. Spør deg selv om det virkelig er nødvendig, og om hvem som egentlig må stå på kopi. Det er nok av dem som på ytterst ydmykende vis har erfart forskjellen på «Svar» og «Svar alle», og latt alle på kopilista lese det som bare var myntet på avsender. Gjør det tydelig at det er en felles e-post i introen, ved for eksempel «Hei, dere» eller «Dette er til alle som skal delta på helgens seminar».

Er det bare en e-post med opplysninger til info, som du ikke trenger eller ønsker svar på, la det komme frem i emnefeltet eller innledning.

14. Unngå sarkasme og ironi

Det slår fort feil og blir sjelden oppfattet på en god måte, så styr unna.

«Hei, Rolf

Det er virkelig flott at du sender oss e-post hver eneste dag.»

Hva menes – er det positivt, eller ikke? Umulig å tolke.

«Hei, Trine

Takk for gode innspill ;)»

Hva betyr blunkefjeset her? Ikke godt å si. I alle tilfeller, velg dine blunkefjes med den aller største omhu.

15. Send aldri før du har lest over

E-post er en kjapp og ofte uformell måte å kommunisere på, men folk tar deg mindre på alvor dersom den har skrivefeil og virker lite gjennomtenkt. Les derfor alltid over før du trykker «Send».

Vil du ha flere tips som kommer godt med i e-postskrivingen? Meld deg på vårt gratis e-postkurs og få 5 smarte skrivetips rett i innboksen!