Send nyhetsbrev på e-post

Stadig flere kommuniserer via e-post, men ikke alle gjør det på en god måte. Enten du er i arbeid, studerer eller søker jobb, er kunsten å skrive gode e-post noe du bør mestre.

Følg disse enkle stegene til bedre kommunikasjon via e-post.

Begynn med en hilsen

E-post bør alltid åpne med en hilsen til den du skriver til, gjerne med navn. I Norge er vi lite formelt anlagt, og et «Hei, Jens» er en god start, selv om du ikke kjenner personen. Til kontaker utenfor Norden, er det ofte mer passende med en «Dear Mrs Johnson» eller lignende.

Bruk emnefeltet rett

Emnefeltet skal brukes til å gi leseren en indikasjon på innholdet i e-posten, så vær så spesifikk som mulig. «Spørsmål om nyhetsbrev 17. august» eller «Problemer med printerpatron» gjør det ganske klart.

Emnefelt som bare inneholder «Spørsmål», «Problem» eller enda verre, «Hei», sier ingenting. Mottaker må åpne for å se om det er noe som haster eller om det kan vente. Skriv heller ikke at det haster dersom det ikke gjør det, det er som å rope om ulven.

Ikke misbruk språket

SKRIV IKKE ORD OG SETNINGER MED STORE BOKSTAVER. Det gir dårlig vibrasjoner, og er i tillegg vanskeligere å lese. Bruk isteden fet skrift dersom det er noe som må utheves. Når det gjelder utropstegn og spørsmålstegn, holder det med ett. Utropstegn bør kun brukes en sjelden gang, og i alle fall ikke flere etter hverandre. Forstår du hvorfor?!!?

Skriv i korte avsnitt

Tildel hver tanke/idé et eget avsnitt, det gjør det ryddig og oversiktlig. Du kan også vurdere å bruke punktliste. Det kan være hvis du

  •  ønsker svar på en rekke spørsmål
  •  lister opp ulike forslag
  •  forklarer ulike steg i en prosess

Hold deg til ett tema

Sleng ikke på et spørsmål om ferieavvikling hvis temaet for e-posten er agendaen for neste styremøtet. Det sier seg selv at det vil bli rotete, og du vil ha vanskelig for å finne tilbake til korrespondansen når du trenger den. Send heller to e-post med hvert sitt tema og hvert sitt emnefelt som forklarer hva det gjelder.

Kom til poenget

Kjed ikke mottakeren med en lang forhistorie, den har hun sjelden bruk for. Tenk på hva du vil si og kutt snikksnakket. Ikke still ett titalls spørsmål, men fokuser på det viktigste. Har du mye du må spørre om, bør du vurdere en telefonsamtale eller et møte.

Avslutt med en hilsen

For interne e-post, er det vanlig å undertegne kun med fornavn. Gjerne med et lite innrykk ved hjelp at to trykk på space-tasten. Til andre er det vanlig å bruke hilsener som «Vennlig hilsen» eller «Med beste hilsen». I tillegg er vennlige utsagn som «Ha en fin dag!» eller «Ønsker deg en riktig god helg!» en hyggelig måte å avslutte på.

Bruk en passende signatur

Signaturen bør inneholde all relevant kontaktinfo som e-post, tlf, nettadresse, eventuelt også faks og postadresse. Ikke ta med all mulig informasjon som finnes, ei heller favorittsitater. Firmaer har gjerne en standard for hvordan signaturen skal se ut. Sørg for at signaturen blir med på alle utsendelser, så slipper andre å måtte lete seg tilbake i gamle e-post for å finne telefonnr. ditt når de trenger det.

P.S. E-post er kanskje en hurtig og ofte uformell måte å kommunisere på, men folk tar deg mindre på alvor dersom du har mange skrivefeil og dårlig formulerte setninger. Les derfor alltid over før sender!