UTFORDRINGEN
Du som har vært inne i Altinn for å opprette eller gjøre endringer i et selskap, har antagelig knotet deg gjennom Samordnet registermelding. Brønnøysundsregistrene ville ha slutt på at vanskelig språk førte til misforståelser og frustrasjon hos brukerne, for ikke å snakke om unødvendig ekstraarbeid for dem selv.
KUNDENS ØNSKE
Brønnøysundsregistrene ville gjerne forbedre skjemainnholdet og gjøre det lettere for brukerne å forstå hvordan de skulle fylle ut skjemaet korrekt. Men de ønsket ikke bare at jobben ble gjort av en ekstern aktør, de ønsket å involvere de ansatte i prosessen. I et slikt skjema er det uendelig viktig at alt er korrekt, samtidig som skjemaet og systemet hadde en del begrensninger vi måtte forholde oss til. Derfor la vi opp til et tett samarbeid fra dag én, med mange og lange telefonsamtaler med felles gjennomgang.
SLIK LØSTE VI DET
Jobben begynte med en gjennomgang av 6 varianter av skjemaet for å finne forbedringspotensial. Det var slettes ikke vanskelig. Etter å ha gjort oss opp en formening om hva som kunne og burde gjøres, arrangerte vi workshop i Brønnøysund, der de ansatte fikk overført relevante erfaringer fra sin arbeidshverdag til oss: Hva er de vanligste spørsmålene? Hvor gjør folk flest feil? Hvordan bruker folk skjemaet (leser de for eksempel hjelpetekstene, eller hopper de over)? Og hvilke begrensninger ligger i skjemaet?
Dette kom godt med i neste fase, selve jobben med å forbedre skjematekstene. Til sammen rundt 80 skjemasider! Slik vi hadde regnet med, brukte vi en god del tid på gjennomgang på telefonen, på å oppklare spørsmål og avklare betydningen bak ord og nyanseforskjeller i språket.
Vår kontaktperson i Brønnøysundreigsterene var en drøm å samarbeide med, og etter mange hyggelige samtaler var alle skjematekstene godkjent og klare for implementering.
Unni Stueland«HvabeHager hjalp oss med å forenkle og forbedre språket i Samordnet registermelding, og vi hadde stort utbytte av å bruke dem som språkkonsulenter. De avholdt en nyttig workshop og ga gode språkforslag og kjapp respons på tilbakemeldinger. Kombinasjonen av språkbakgrunn og erfaring som næringsdrivende var dessuten veldig nyttig for arbeidet.»