Det å skrive en årsrapport kan virke som en tung oppgave å ta fatt på. Slik trenger det ikke å være. Med noen enkle grep kan du gjøre årsrapporten mer spennende å skrive, og ikke minst, mer spennende å lese.
En god årsrapport skal være informativ, sette selskapet i et godt lys og samtidig si noe om fremtidsplaner og hvilke mål selskapet har. Den skal også være ryddig og tydelig.
Hvem, hva, hvordan?
Hvem skal lese årsrapporten? Hva skal den inneholde? Hvordan jobber du for å få den ferdig – og for å distribuere den? Spørsmålene er kanskje mange, her får du (noen av) svarene.
Hvem skriver du årsrapporten for?
- Definer mottaker. Start med å definere hvem årsrapporten er for. Som en hovedregel skal rapporten gi relevant informasjon til mottakeren. Med relevant informasjon menes alt fra børsnoteringer, årsresultat og fremtidsplaner til informasjon for aksjonærer og interne målgrupper. Årsrapporten skal kunne fungere som et solid oppslagsverk, med klare budskap om mål og resultater. En godt gjennomarbeidet og ærlig årsrapport skal også kunne presenteres som en suksesshistorie for selskapet.
- Vær bevisst på språket i årsrapporten. Én ting er at egennavn og begreper er presentert korrekt, det er i tillegg viktig å ha i bakhodet at mottakerens forståelse av teksten kan variere. En aksjonær og en ansatt har ulike forutsetninger. Bruk derfor ord og begreper som er kjente og forståelige for alle de ulike målgruppene, og vær konsekvent ved bruk av egennavn og titler.
Hva skal årsrapporten inneholde?
- Bestem deg for et tema. Ser selskapet tilbake på tidenes årsresultat, eller er det andre ting som er viktigere å trekke frem akkurat i år? Eksempler på tema kan være vekst, utvikling, eller andre ting som har pekt seg ut i positiv forstand. Temaet du velger for årsrapporten bør være synlig gjennom hele rapporten, både i tekst og visuell utforming, og bygge opp under selskapets mål og visjoner.
- Skryt av selskapet der det er naturlig. Fortell om suksessene, og fokuser i mindre grad på det som kunne vært bedre (selv om mye av dette også skal med i rapporten). Vær ærlig, da vil årsrapporten fremstå som troverdig og ekte.
- Bruk virkemidler. For å være sikker på at mottakeren får med seg så mye av innholdet som overhodet mulig, kan det være lurt å bryte opp teksten med grafikk og illustrasjoner. Gode resultater tar seg minst like bra ut visualisert.
- Du gjør også leseropplevelsen bedre for mottaker ved å strukturere stoffet på en god måte, for eksempel delt inn i ulike virksomhetsområder. Bruk punktlister, gode titler og beskrivende mellomtitler, slik at de ulike delene i rapporten enkelt kan skumleses.
- Ved å tilføre identitet og personlighet i teksten, for eksempel ved å intervjue ansatte/kunder og sitatbruk, skaper du en historie for leseren, og ikke bare en rekke tall og setninger.
Hvordan ferdigstille og distribuere årsrapporten?
- Sett en deadline. Allerede før arbeidet med årsrapporten starter, er det greit å vite når den skal være ferdig. Det tar mest sannsynlig mer tid enn først antatt, så sett av nok tid til å levere en godt gjennomarbeidet og helhetlig årsrapport.
- Det koster lite å få en korrekturleser til å gå over teksten når innholdet er ferdig. Det er vel verdt det, og kan spare dere for skjemmende skrivefeil. Sett derfor også av tid til korrektur.
- Arbeidet med årsrapporten bør også inneholde en fremdriftsplan. Planen bør bestå av delmål, ansvarsoppgaver samt en oversikt over hvem som gjør hva av eventuelle samarbeidspartnere (design, trykk, distribusjon etc.).
- Så, til den morsomste delen. Du er ferdig, og årsrapporten er klar til å leveres ut. Men i hvilke kanaler? Lag en plan for distribusjon allerede i oppstartsfasen – det kan spare deg for en rekke forsinkelser og ekstrakostnader.
- Ønsker du å lage en digital utgave? Det er i så fall noe du bør ta stilling til tidlig i prosessen. Stadig flere velger å droppe papirrapporten til fordel for en sprekere, digital utgave. Om du har tid og ressurser kan to utgaver, en trykt og en digital, være en god løsning.
Bli inspirert – sjekk ut Zapiers 10 flotte eksempler på årsrapporter utenom det vanlige
Ønsker du hjelp med årsrapporten? Vi samarbeider med en rekke dyktige folk innen design, infografikk og trykk, og tar gjerne jobben. Kontakt oss, så gjør vi årets rapport til en god en.
